Receber uma entrega de email é tão importante quanto enviar um. Por isso, é importante conhecer os tipos de erros que podem ocorrer no envio de mensagens: hard bounce e soft bounce.
Neste artigo, você vai entender o que são eles, suas causas e como reduzi-los para garantir que suas campanhas de email marketing sejam efetivas e alcancem seu público-alvo. Continue a leitura!
Em resumo: Hard Bounce é um erro permanente (ex: e-mail inválido), exigindo remoção imediata da lista. Soft Bounce é um erro temporário (ex: caixa de entrada cheia), que pode ser resolvido posteriormente, mas requer monitoramento.
O que são Bounces e como surgem?
A estratégia de e-mail marketing consiste em enviar mensagens a uma base de contatos por meio do e-mail. Contudo, essa lista em algum momento se torna desatualizada, o que pode implicar na devolução de algumas mensagens. Nesse caso, quando um e-mail é rejeitado pelo servidor do destinatário, temos um bounce.
Tecnicamente, os servidores de e-mail se comunicam usando códigos de erro. Geralmente, um código da série 4XX indica uma falha temporária (soft bounce), enquanto um código da série 5XX indica uma falha permanente (hard bounce). Compreender a causa raiz é fundamental para a saúde da sua estratégia.
Basicamente, então, bounces são erros que podem ocorrer no envio de emails. Eles são classificados em hard bounce e soft bounce. Podemos citar como motivos que podem gerar bounces:
- Endereço de email inválido ou inexistente: um dos motivos mais comuns de hard bounce é enviar um email para um endereço que não existe ou foi digitado incorretamente;
- Caixa de entrada cheia: quando a caixa de entrada de um destinatário está cheia, o email pode ser temporariamente rejeitado. Esse é um exemplo de soft bounce;
- Problemas no servidor de email: se o servidor de email do destinatário estiver inoperante ou apresentar problemas técnicos, o email pode ser temporariamente rejeitado;
- Bloqueio de spam: se o destinatário tiver configurações de segurança muito altas, o email pode ser bloqueado pelo filtro de spam. Isso pode resultar em um soft bounce ou hard bounce, dependendo das configurações do servidor de email;
- Falha na política de autenticação: o e-mail pode ser rejeitado se não passar nas verificações de segurança do servidor do destinatário, como SPF, DKIM e DMARC;
- Lista de contatos desatualizada: se você enviar emails para endereços que não estão mais ativos ou pertencem a contas inativas, poderá receber um hard bounce;
- Restrições do provedor de email: alguns provedores de email podem ter limitações de envio de mensagens, como um número máximo de destinatários por mensagem ou um tamanho máximo de anexo. Se as suas mensagens excederem essas limitações, você pode gerar um bounce;
- Configurações de firewall: se o destinatário tiver um firewall muito restrito, ele pode bloquear o seu email. Isso pode resultar em um soft bounce ou hard bounce.
O que é Hard Bounce?
Hard Bounce ocorre quando um email não é entregue ao destinatário por um motivo permanente, como um endereço de email inválido ou inexistente. Ele é definitivo, indicando que o e-mail nunca será entregue.
O recomendado é que o índice de hard bounce em uma campanha seja menor que 3%. Isso porque uma alta taxa pode indicar que sua lista de contatos está desatualizada ou que contém endereços de email inválidos ou inexistentes. Além disso, isso pode ser um sinal de que suas práticas de email marketing não estão adequadas, como enviar e-mails muito frequentemente ou não os personalizar conforme os interesses dos destinatários.
As causas mais comuns para um hard bounce podem ser categorizadas da seguinte forma :
- Usuário desconhecido: o endereço de e-mail simplesmente não existe no servidor de destino;
- Domínio inválido: o domínio (a parte após o “@”) não existe ou está escrito incorretamente;
- Caixa de correio cheia (permanente): a caixa de entrada está inativa ou excedeu sua cota de armazenamento por um longo período, sendo considerada abandonada pelo servidor;
- Política de segurança: o e-mail não passou em uma das políticas de segurança do servidor do destinatário, incluindo falhas de autenticação DMARC, DKIM e SPF;
- Rejeição global: Ocorre quando um endereço de e-mail resulta em hard bounce em múltiplas plataformas, sendo marcado como permanentemente inválido em todo o ecossistema de e-mail.
O que é Soft Bounce?
Soft Bounce, por outro lado, é quando seu email não é entregue devido a algum problema técnico temporário, como uma caixa de correio cheia ou um servidor de e-mail temporariamente indisponível. Como essa é uma falha temporária, significa que o e-mail pode ser entregue no futuro.
Os limites para a taxa de soft bounce são mais flexíveis, mas o recomendado é que o índice não ultrapasse os 6%. Isso porque, independentemente da causa, altas taxas podem prejudicar a entregabilidade do seu conteúdo.
Algumas plataformas de e-mail marketing, antes de classificar um erro como soft bounce, tratam-no como um “bounce pendente”, tentando reenviar a mensagem por um período de até 72 horas. Se a entrega falhar após esse período, o erro é confirmado como soft bounce.
Além disso, em alguns casos um erro de soft bounce pode tratar de uma indisponibilidade permanente. Isso ocorre, por exemplo, quando a caixa de entrada do destinatário sempre está cheia, porque não há planos de limpá-la. Por isso, é importante observar os endereços de e-mail que retornam com frequência com essa falha. Se um contato apresentar soft bounce em 5 a 15 campanhas consecutivas, ele deve ser tratado como um hard bounce e removido da lista.
Qual a diferença entre hard bounce e soft bounce?
Ambos são falhas que podem afetar sua taxa de entrega, mas se diferem pela característica da falha. Um Hard Bounce é basicamente quando seu email não é entregue porque o destinatário não está mais ativo. Já um Soft Bounce se dá quando há algum problema técnico na entrega do seu email.
Dessa forma, o hard bounce é uma falha permanente, enquanto o soft bounce é uma falha temporária. Ainda assim, nada impede que um e-mail que retornou como soft bounce seja entregue futuramente, enquanto não existe essa possibilidade para uma falha de hard bounce.
Por que diminuir o Bounce Rate?
O Bounce Rate é um indicador importante para avaliar a eficácia de sua estratégia de e-mail marketing. Ele se refere à porcentagem de emails que não foram entregues aos destinatários. Assim, quando um email sofre um bounce, ele não é entregue ao destinatário e, consequentemente, não é visto ou lido.
Isso significa que todos os esforços que você investiu em criar um e-mail atraente e persuasivo foram em vão. Além disso, quando um grande número de mensagens sofre bounce, sua reputação de remetente (sender reputation) pode ser prejudicada.
Isso ocorre, pois muitos provedores de e-mail usam taxas de bounce como um indicador de spam. Logo, com uma taxa de bounce muito alta, seus e-mails podem ser filtrados automaticamente como spam, seu domínio pode ser incluído em blacklists (listas de bloqueio) ou ser bloqueados pelo provedor de e-mail do destinatário.
Por isso, é importante monitorar e diminuir o Bounce Rate em suas campanhas de email marketing, garantindo que seus emails sejam entregues e vistos pelos destinatários corretos.
Como corrigir e prevenir bounces: um checklist acionável
Agora que você já sabe a importância de diminuir hard bounces e soft bounces, aqui está um checklist prático para gerenciar esses erros de forma eficaz.
Para hard bounces:
- Remoção imediata: endereços que resultam em hard bounce devem ser removidos imediatamente da sua lista de envio. A maioria das plataformas de e-mail marketing automatiza esse processo para proteger sua reputação;
- Verificação de erros de digitação: antes de descartar um contato valioso, verifique se não há erros óbvios de digitação no endereço de e-mail (ex: [email protected] em vez de gmail.com);
- Use ferramentas de validação: antes de importar novas listas ou realizar grandes envios, utilize ferramentas de validação de e-mail. Elas verificam a sintaxe e a existência do domínio, ajudando a limpar sua base proativamente.
Para soft bounces:
- Monitore a recorrência: fique de olho nos endereços que apresentam soft bounces com frequência. Um erro que era temporário pode se tornar um indicativo de uma conta abandonada;
- Estabeleça uma política de remoção: defina uma regra para remover contatos que apresentam soft bounce consecutivamente. Se um e-mail falhar entre 7 e 15 vezes seguidas, é seguro considerá-lo um hard bounce e removê-lo para manter a higiene da sua lista.
Ferramentas recomendadas para higienização de listas
Os concorrentes, por serem plataformas de e-mail, evitam promover ferramentas de terceiros. Isso cria uma oportunidade para se posicionar como um conselheiro imparcial.
- O que são: ferramentas de verificação de e-mail analisam sua lista de contatos para identificar e remover endereços inválidos, arriscados ou inexistentes antes do envio;
- Como funcionam: elas realizam múltiplas checagens, como verificação de sintaxe, de registros MX do domínio e, em alguns casos, pingam o servidor para confirmar se a caixa de entrada existe;
- Exemplos de ferramentas: algumas opções reconhecidas no mercado incluem ZeroBounce, NeverBounce, SafetyMails e Hunter.
Checklist essencial da entregabilidade
Bounces são apenas uma parte do desafio da entregabilidade. Para garantir que seus e-mails cheguem à caixa de entrada, adote uma abordagem holística com este checklist :
- ✅ Autenticação técnica: configure corretamente os registros SPF, DKIM e DMARC para seu domínio de envio. Isso prova aos servidores de e-mail que você é um remetente legítimo;
- ✅ Higiene da lista: utilize o método double opt-in para novas inscrições, garantindo que o e-mail é válido e o usuário está engajado. Remova regularmente contatos inativos;
- ✅ Qualidade do conteúdo: mantenha um bom equilíbrio entre texto e imagens, evite palavras que são gatilhos de spam (ex: “grátis”, “promoção imperdível” em excesso) e personalize o conteúdo;
- ✅ Engajamento do assinante: monitore as taxas de abertura e clique. Crie campanhas de reengajamento para contatos que não interagem há muito tempo;
- ✅ Facilidade de desinscrição: garanta que o link de opt-out seja claro, visível e funcional em todos os e-mails. Um processo de descadastro complicado gera mais marcações de spam.
Gostou de entender um pouco mais sobre Hard Bounce e Soft Bounce? Acesse o blog da Contato para mais dicas de Marketing Digital!
