A lista de e-mail é um dos ativos mais importantes de sua empresa. Isso porque é um canal de comunicação ativo com os clientes, fornecedores e parceiros. Por esta razão, é necessário fazer uma higienização da lista de email para garantir que seu contato esteja sempre atualizado e relevante para o seu negócio. Neste artigo, vamos falar sobre as principais maneiras de fazer isso, para que você possa aproveitar ao máximo essa ferramenta.

Por que fazer a higienização da sua lista de email

O e-mail marketing é uma excelente estratégia de aproximação com o público, mantendo contato com pessoas interessadas no seu negócio. Uma administradora de benefícios que quer manter a relevância da sua empresa para um grupo específico de pessoas, por exemplo, deve enviar conteúdos planejados com uma certa frequência.

Já uma empresa de saúde ocupacional, compromissada com a legislação, deve garantir a atualização da sua base de contatos para evidenciar sua autoridade no assunto com êxito. 

Portanto, para que o e-mail marketing se mostre eficaz, é preciso ter um bom gerenciamento da sua base de emails. É importante se atentar para as mudanças da lista, como novos e-mails adicionados e atualizações de informações, como o status de email válido ou inválido. 

Um problema muito recorrente é o fato de que muitas pessoas mudam seu endereço de email por diversos motivos, e enviar conteúdo para contas inexistentes acaba prejudicando o desempenho do seu servidor. Isso porque ele é considerado como de má qualidade e automaticamente é inserido nos filtros antispam. 

Para evitar situações como essa e manter sua comunicação atualizada e relevante, a higienização de listas de email é essencial. Por meio dela, você evita o envio de emails para endereços inválidos que podem prejudicar a entregabilidade e a imagem da sua marca. Assim, é possível garantir a qualidade e a eficácia da sua comunicação com os clientes. 

Além disso, o processo de higienização e manutenção da sua lista auxilia na remoção de endereços de spam para proteger a reputação do seu IP.

Com a higienização da sua lista, você tem a garantia de que seus e-mails serão entregues, aumentando de forma significativa o alcance de sua marca e a efetividade do seu conteúdo. Desse modo, você melhora a performance das suas estratégias de comunicação.

Como fazer a limpeza da lista de email

A primeira forma de limpar sua lista de e-mail é o processo manual. Isso significa que você precisa verificar cada contato em sua lista manualmente, assim como anotar quais são aqueles que não são mais relevantes ou não utilizam mais o seu serviço. Isso te permite remover os contatos que não estão mais interessados e manter os que estão engajados com o seu negócio.

Outra forma de fazer isso é por meio de ferramentas de higienização de lista. Elas permitem que você verifique seus contatos de uma forma mais rápida e eficiente, além de remover contatos que não estão mais usando seu serviço. Também é possível verificar se os contatos da sua lista estão em boa saúde e, portanto, podem estar mais disponíveis para comunicação.

Para que essa manutenção seja feita de forma adequada, existem algumas informações relacionadas ao e-mail que você precisa conhecer. Confira!

Hard Bounce

Esse termo diz respeito a todos os emails que são considerados inválidos. Isso pode ser devido à extinção da conta, indicação errada de um email ou até por erros de digitação que fizeram com que você enviasse mensagens para um endereço que não existe. 

Altos índices de hard bounce indicam que sua campanha é comprada ou antiga. Logo, continuar a enviar conteúdo para esses endereços prejudica a sua reputação. Por isso é muito importante garantir que eles sejam removidos da sua lista e não atrapalhem o seu servidor. 

Soft Bounce

Já o soft bounce refere-se aos emails válidos mas que não foram entregues. Isso pode acontecer por diversos motivos, como:

• a caixa do destinatário está cheia;
• o servidor de email do lead não responde;
• a proteção antispam do servidor rejeitou sua campanha;
• o limite de envios para um determinado servidor foi ultrapassado.

Spam

Se o destinatário não optou por receber uma mensagem e ainda sim a recebeu ou se apenas achou o conteúdo indevido, é possível marcá-lo como spam. Grande parte dos serviços de e-mail oferecem essa opção para que os usuários deixem de receber mensagens indesejadas. 

Descadastramento

Todas as empresas que utilizam o e-mail marketing devem oferecer a opção de descadastramento. Isso quer dizer que, por algum motivo, o destinatário não se interessa pelas suas mensagens e não quer recebê-las. 

Ferramentas úteis para te ajudar

É fundamental mapear todos os casos citados para que suas campanhas sejam entregues a leads ativos e, assim, tenham eficácia. Para manter uma lista de e-mails saudável, existem algumas ferramentas para te ajudar a fazer um gerenciamento de público. As principais são:

• RD Station: A RD é uma das ferramentas de marketing mais utilizadas no Brasil e te garante qualidade na automatização de processos. Por meio dela é possível realizar diversos tipos de campanhas e verificar inconsistências na sua base de contatos.
  
• Mailchimp: Essa é uma ótima ferramenta para quem está iniciando uma estratégia de marketing. Além do disparo de emails e fornecimento de templates, o recurso permite a segmentação de listas para evitar leads inválidos.
  
• SafetyMails: A SafetyMails é uma ótima opção para realizar a verificação de e-mail e melhorar a entregabilidade das suas campanhas. A ferramenta é simples, oferece relatórios precisos e possui integração com plataformas como a RD Station e MailChimp.
  
• Hubspot: Ela está entre as grandes empresas de marketing do mercado e oferece recursos de marketing, vendas, gerenciamento de conteúdo, atendimento ao cliente e serviços. 

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